Mỗi ngày tôi dành ra 11 phút để lập kế hoạch làm việc cho một ngày mới. Đây cũng là thời gian tôi dành cho bản thân để “nạp năng lượng” cho một ngày mới. Vừa lên kế hoạch ngày, vừa nghe chút nhạc Baroque, cộng thêm một tách trà hoặc coffee thơm thoang thoảng… thật là tuyệt.
Jack Lalanne – Chuyên gia về sức khỏe ở tuổi 94 vẫn dành 2 giờ đầu trong ngày để thực hiện các bài tập thể dục. Bỏ ra 90 phút nâng tạ, 30 phút dành cho đi bộ và bơi. Ông làm vậy mỗi buổi sáng để hướng tới mục tiêu: vào sinh nhật thứ 95 ông sẽ bơi từ bãi biển California đến đảo Santa Catalina, cách nhau khoảng 20 dặm. Ông cũng tỏ ra thích thú khi nói rằng “Tôi chưa thể chết được. Điều đó sẽ phá hủy hình ảnh của tôi”. Vì vậy, ông đã lập đi lập lại những bài luyện tập hàng ngày. Ông theo dõi sức khỏe và hướng nó đi theo đúng lịch trình.
Quản lý thời gian cũng cần có trình tự như vậy. Đó không đơn giản chỉ là những bản danh sách hoặc những ưu tiên mơ hồ. Làm như thế là thiếu đi sự kiên định và cẩn trọng. Nó phải là một quá trình diễn ra liên tục; chúng ta phải làm theo và không được để bất cứ vấn đề gì làm bản thân mất tập trung vào những công việc ưu tiên này.
Nếu bạn muốn hoàn thành công việc, hãy quyết định xem bạn sẽ làm nó ở đâu và khi nào. Nếu không, hãy loại nó ra khỏi bản kế hoạch.
Bước 1: Lập kế hoạch trong ngày (5 phút)
Trước khi bật máy tính, hãy ngồi xuống và viết ra giấy:
- Những việc cần làm và quyết định xem hôm nay nên làm việc gì.
- Việc gì sẽ xúc tiến cho mục tiêu của bạn và giúp bạn kết thúc một ngày làm việc với cảm giác mình đã làm được nhiều việc hữu ích và thành công?
Hãy sắp xếp bản lập kế hoạch của bạn vào lịch làm việc:
- Xếp những công việc khó nhất và quan trọng nhất vào khoảng thời gian đầu giờ làm việc.
- Nếu bản kế hoạch của bạn không thể khớp được với lịch làm việc, hãy làm lại nó, sắp xếp lại những công việc ưu tiên.
- Nó phải có ảnh hưởng lớn đến việc bạn quyết định sẽ thực hiện công việc của mình ở đâu và khi nào.
Đừng để thời gian chi phối bạn
Bước 2: Tìm lại sự tập trung (1 phút mỗi giờ)
- Hãy chỉnh đồng hồ, điện thoại, hay máy tính của bạn để chúng kêu lên mỗi giờ.
- Khi chúng kêu lên, hãy thở sâu, nhìn lại bản kế hoạch và tự hỏi bản thân rằng mình đã sử dụng một giờ vừa rồi hữu ích chưa.
- Sau đó hãy nhìn lại lịch làm việc và cẩn thận xem xét công việc mình sẽ làm trong một giờ tiếp theo. Quản lý công việc của bạn từng giờ.
Bước 3: Đánh giá lại (5 phút)
- Hãy tắt máy tính
- Đánh giá lại toàn bộ công việc bạn đã làm trong ngày
- Tự hỏi xem bạn đã thực hiện những công việc gì, tập trung vào vấn đề nào, bạn bị phân tâm ở đâu, và điều gì sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn vào ngày hôm sau?
Làm việc theo trình tự như thế có thể không thể giúp bạn bơi qua eo biển của nước
Anh, kéo theo một con tàu và hai tay bị trói. Nhưng nó có thể giúp bạn có thể rời nơi
làm việc với cảm giác mình đã thực hiện được rất nhiều việc hữu ích và thành công.
Và, có phải đó chính là một ưu tiên cao hơn để bạn kết thúc một ngày làm việc?
Bài viết của Peter Bregman trên Harvard
Business Publishing
TÌM TỪ KHÓA “11 PHÚT LẬP KẾ HOẠCH” TRÊN GOOGLE
